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マイナンバー
従業員のマイナンバーの正しい管理方法とは?企業の重要課題!
By HR-Get 編集部 on July, 16 2020

未曽有のウイルスが世界中で大流行し、新型コロナウイルス対策と国民を救済するための措置が世界各国で行われています。

 

各国政府がさまざまな政策で国民を守るための措置を講じましたが、日本ではやっと決定した10万円の給付金の申請について各地で混乱が起きました。

 

そんな中注目されているのが、「国民一人一口座の登録を義務化しマイナンバーと預貯金口座の紐づけを行う」というもので、今後の不測の事態にも救済措置をスムーズに開始することができるようになるかもしれないというニュースを耳にするようになりました。

 

そのため、今まではマイナンバーと聞いてもあまり必要性を感じていなかった方も、今後はマイナンバーの重要性を見直すようになるでしょう。

 

そこで今回は、企業にとって重要な義務である従業員の個人情報管理の中で、マイナンバーの管理を適切に行うための注意点などをご説明します。

 

大事な個人情報であるマイナンバー、そして今後さらに重要性が高まるかもしれないマイナンバーの扱いを企業としてどのように行っていけば良いのでしょうか。

しっかり確認して有効活用していきましょう。

 

【企業のマイナンバー管理義務】

2016年1月から全面施行されたマイナンバー法により、国から国民一人一人に発行されている12桁の番号であるマイナンバーを、企業が徹底的に管理することが義務付けられています。

 

マイナンバーには個人的な社会保障・税・災害対策に関する情報など、さまざまな重要個人情報がまとめられていることから、各種手続きをスムーズに行うことができるだけでなく、不正行為や第三者による不正利用などを未然に防ぐために役立っています。

 

企業が従業員を雇用する際や退職手続きを行う際には、税金に関することや源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険に関する手続きが発生しますが、現在ではこれらの手続きすべてにマイナンバーが必要となっています。

 

マイナンバーは重要な個人情報として健康保険や厚生年金保険、健康保険被扶養者届などを行う際に必要となります。

そのため、従業員はもちろんのこと、従業員の扶養家族などのマイナンバーも必要になるケースがあり、企業規模によっては膨大な数のマイナンバーを管理する必要がでてきます。

 

【企業が行うマイナンバー管理】

続いて、企業がマイナンバーの正しい取り扱いをしっかりできているのか、確認していきましょう。

ここからは、マイナンバーを管理する時に抑えておくべきポイントをご紹介します。

 

◆マイナンバーの収集

マイナンバーを収集する際には、法律で認められている利用目的や利用範囲を文書などで通知・公表する説明責任があります。

 

そして、個人から提示を受けても良いとされた場合のみ収集することができます。

こうした、きちんとした利用目的を提示することで、個人情報の取り扱いに関するトラブルを防ぐことにも繋がります。

企業に属するすべての従業員が対象となるため、正社員だけでなく、アルバイトやパート、従業員に扶養家族がいる場合はその扶養家族のマイナンバーも収集の対象となります。

ただし、派遣社員のマイナンバーは、派遣社員の社会保険などを担っている派遣元である派遣会社が収集するため、企業は収集することができません。

マイナンバーと本人との違いなどのミスや、いわゆる「なりすまし」などを防ぐためにも、運転免許証やパスポートなどの写真付き証明書にて本人確認を行うようにしましょう。

 

マイナンバーの利用と管理

マイナンバーの利用は、法律で定められた利用目的にのみ利用が可能であり、法律で定められた利用目的以外で収集したり利用したりすることはできません。

 

法律で定められているマイナンバーの利用目的は「社会保障」「税」「災害対策」の3つに限定されています。

マイナンバーを収集した際に本人に提示した利用目的以外の目的の利用はできず、事前に利用目的を正しく通知する必要があります。

 

ここで注意したいのが、複数の会社を持っているグループ企業などです。

別法人が運営している場合には、マイナンバーの共有や企業間のやり取りが禁止されており、各企業で従業員本人からマイナンバーの提供を受ける必要があるので注意しましょう。

マイナンバーは変わることが無い番号となっており、企業が事務手続き上で必要な場合には保管し続けることができ、実質的な保管期間は事業者に委ねられています。

 

マイナンバー情報の廃棄

先ほどお伝えした通り、マイナンバーの保管期間は明確に定められていません。

しかし、必要手続きが不要になった際には、速やかに廃棄する必要があります。

 

退職者のマイナンバーが記載されている関連書類はすべて廃棄することになるため、復元ができないような状態でしっかりと廃棄しましょう。

 

【マイナンバーをエクセルやクラウドを活用して管理する方法】

マイナンバーは大変重要な個人情報であることから、紙ベースでの管理には限界があるため、エクセルやクラウドを活用した管理を行うことが可能です。

 

◆マイナンバーをエクセルで管理する方法

エクセルでもマイナンバーの管理を行うことが可能ですが、エクセルで管理する場合は下記の3つのロックをかける必要があります。

 

1、エクセルファイル自体をパスワードで設定してロックする。

2、端末自体にパスワードや指紋認証などのセキュリティ対策を行いロックする。

3、利用した端末自体を鍵のついた金庫に保管しロックする

 

このように、社員たちのマイナンバーが保管されているエクセルファイルは、決められた担当者(適切にマイナンバーの管理ができるように教育された者)のみが閲覧・操作できるように厳重に管理する必要があり、担当者以外が関わることは禁止されています。

 

ちなみに、エクセルで管理することは可能ですが、推奨はされておりません。

なぜなら、エクセルで安全性を確保するのは非常に難しいと言われているからです。

 

規模の規模に関わらずエクセルでマイナンバーを管理すると情報漏えいのリスクが高まるので、出来る限り避けるようにしましょう。

重要なマイナンバーの管理を行う際には、可能な限り専用ツールを導入することが望ましいとされています。

 

◆マイナンバーをクラウドで管理する方法

政府もマイナンバーの管理にはクラウドを活用しており、企業もクラウド上でマイナンバー管理を行うことが可能です。

 

最近では数多くのクラウドサービスが存在しますので、セキュリティ対策やあらゆるインターネット上のトラブルを想定してバックアップ体制が充実しているシステムを選ぶなど、重要なポイントをしっかりと見極め、正しいクラウドサービス選びをするようにしましょう。

 

また、クラウドで管理する場合は、マイナンバー法で定められた監督義務が発生するため注意しましょう。

ここからは、その監督義務について簡単に紹介しておきます。

 

クラウドでマイナンバーを管理する場合は、クラウドサービスを提供する事業者を利用することになります。そのため、クラウドで従業員等のマイナンバーを管理することは、マイナンバーに関する事務をその事業者に「委託」することになります。

 

マイナンバー法では、この「委託」する事業者に対して監督義務があるとしています。

 

これについては、個人情報保護委員会が令和2年5月25日に最終改正した「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)

(引用:https://www.ppc.go.jp/files/pdf/my_number_guideline_jigyosha.pdf)」で、下記のように記載があります。

 

"委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。"

 

そして、この記載の中にある「必要かつ適切な監督」には、具体的に下記の3つが含まれているとされています。

①委託先の適切な選定

②安全管理措置に関する委託契約の締結

③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

 

マイナンバーをクラウドで管理する場合はこのような「必要かつ適切な監督」義務があることを忘れずに、注意して管理するようにしましょう。

 

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企業の運営に欠かすことができない重要なマイナンバーの管理は、『HR-Zero』(https://hrzero.shalf.jp/)にお任せください。

 

【まとめ】

いかがでしたか?

情報管理は企業の運営を継続するための重要課題の一つではありますが、マイナンバーの重要性が高まることが予想されていることからも分かるように、今後はより一層徹底した従業員の個人情報の管理を行う必要があります。

 

ミスや情報漏えいを未然に防ぐ、また情報漏洩がためにも基本に忠実に、徹底した個人情報の管理を行いましょう。

 

また、ミスを防ぐことが最も重要ですが、ヒューマンエラーによってミスが起こる可能性は0ではありません。

万がマイナンバーの情報を紛失・漏洩・盗難に遭ったときなども迅速な対応ができるように、事前にマニュアルを準備しておきましょう。

 

マイナンバーの取り扱い方に少しのミスでもあると、大きなトラブルにつながります。マイナンバーの管理を正しく、安全に行いたいと言う企業は、ぜひ労務管理ソフト『HR-Zero』(https://hrzero.shalf.jp/)をご活用ください。

この記事を参考にして、正しく安全なマイナンバーの取り扱いをしていきましょう。

 

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